Политика КФ
3. Технические и административные меры
Для обеспечения безопасного хранения персональных данных, предотвращения их незаконной обработки и доступа, а также для законного уничтожения данных применяются технические и административные меры в рамках требований статьи 12 Закона и пункта 4 статьи 6 Закона, а для специальных категорий персональных данных — согласно установленным Советом достаточным мерам.
3.1. Технические меры
Технические меры, применяемые в отношении обрабатываемых персональных данных, включают:
Обеспечение сетевой и прикладной безопасности.
Применение мер безопасности при поставке, разработке и обслуживании ИТ-систем.
Аннулирование прав доступа сотрудников при смене должности или увольнении.
Использование актуальных антивирусных систем.
Использование межсетевых экранов (firewall).
Периодическая проверка прав доступа сотрудников к специальным категориям персональных данных.
Постоянный мониторинг обновлений безопасности для сред хранения данных, проведение регулярного тестирования безопасности и фиксация результатов.
Регулярное проведение тестирования безопасности программного обеспечения, использующего специальные категории персональных данных, и фиксация результатов.
Периодическое удаление, уничтожение или анонимизация персональных данных, хранящихся в цифровой среде.
3.2. Административные меры
Административные меры, применяемые в отношении обрабатываемых персональных данных, включают:
Наличие дисциплинарных правил для сотрудников, включающих положения о безопасности данных.
Проведение регулярного обучения и повышения осведомленности сотрудников по вопросам защиты данных.
Разработка и внедрение корпоративных политик по доступу, информационной безопасности, использованию, хранению и уничтожению данных.
Подписание обязательств о конфиденциальности (confidentiality agreements).
Включение положений о безопасности данных в подписываемые договоры.
Применение дополнительных мер безопасности при передаче персональных данных в бумажной форме, отправка документов в формате конфиденциальных документов.
Определение политик и процедур по обеспечению безопасности персональных данных.
Быстрое реагирование на инциденты, связанные с безопасностью персональных данных.
Мониторинг соблюдения безопасности персональных данных.
Принятие мер безопасности при доступе к физическим средам, содержащим персональные данные.
Обеспечение защиты физических сред от внешних угроз (пожар, наводнение и др.).
Обеспечение общей безопасности сред, содержащих персональные данные.
Минимизация объема обрабатываемых персональных данных.
Проведение периодических и/или случайных внутренних проверок.
Разработка и внедрение протоколов и процедур по безопасности специальных категорий персональных данных.
При отправке специальных категорий персональных данных по электронной почте — обязательное шифрование и использование КЭП или корпоративного почтового аккаунта.
Четкое определение прав доступа к специальным категориям данных и сроков их действия.
Возврат сотрудниками, сменившими должность или покинувшими компанию, всех выданных им ресурсов и инвентаря.
Подготовка и ведение реестра персональных данных.
Периодическое проведение процедур удаления, уничтожения или анонимизации данных.
4. Сроки хранения и уничтожения
Сроки хранения персональных данных, обрабатываемых предприятием в рамках своей деятельности, указаны в Политике хранения и уничтожения персональных данных.
При необходимости эти сроки могут быть обновлены.
Для персональных данных, срок хранения которых истек, в первую очередную периодическую процедуру уничтожения выполняется удаление, уничтожение или анонимизация данных.
4.1. Таблица сроков хранения
| ОБРАБАТЫВАЕМЫЕ ДАННЫЕ | КАТЕГОРИЯ СУБЪЕКТА | СРОК ХРАНЕНИЯ |
|---|---|---|
| Персональные данные (имя, фамилия, дата рождения и т.д.) | Сотрудник | 15 лет после окончания активного трудового договора |
| Кандидат на работу | Не хранится при отрицательном результате отбора | |
| Пациент | 20 лет после завершения лечения | |
| Сопровождающее лицо | В течение оказания услуги | |
| Внешний исполнитель (физическое лицо) | 10 лет после окончания оказания услуги | |
| Контактные данные | Сотрудник | 15 лет после окончания активного трудового договора |
| Кандидат на работу | Не хранится при отрицательном результате отбора | |
| Пациент | 20 лет после завершения лечения | |
| Сопровождающее лицо | В течение оказания услуги | |
| Внешний исполнитель (физическое лицо) | 10 лет после окончания оказания услуги | |
| Личные медицинские данные | Сотрудник | 15 лет после окончания активного трудового договора |
| Кандидат на работу | Не хранится при отрицательном результате отбора | |
| Пациент | 20 лет после завершения лечения | |
| Сведения о судимости и мерах безопасности | Сотрудник | 10 лет после окончания активного трудового договора |
| Кандидат на работу | Не хранится при отрицательном результате отбора | |
| Личные дела / кадровые данные | Сотрудник | 10 лет после окончания активного трудового договора |
| Кандидат на работу | Не хранится при отрицательном результате отбора | |
| Юридические процессы | Сотрудник и Пациент | 10 лет после завершения юридического процесса |
| Безопасность операций | Сотрудник и Пациент | 2 года |
| Операции с клиентами | Пациент | 20 лет |
| Внешний исполнитель (физическое лицо) | 10 лет после окончания оказания услуги | |
| Финансовые данные | Пациент | 20 лет |
| Сотрудник | 10 лет | |
| Записи с камер видеонаблюдения | Все категории | 2 месяца |
| Профессиональный опыт | Сотрудник | 10 лет после окончания активного трудового договора |
| Кандидат на работу | Не хранится при отрицательном результате отбора | |
| Визуальные и аудио записи | Сотрудник | 15 лет после окончания активного трудового договора |
| Пациент | 20 лет после завершения лечения | |
| Кандидат на работу | Не хранится при отрицательном результате отбора |
4.2. Сроки уничтожения данных
Предприятие в соответствии с Законом и Регламентом выполняет удаление, уничтожение или анонимизацию персональных данных в первую очередь в рамках периодической процедуры уничтожения после возникновения обязательства по закону, в соответствии с процедурами, определенными в настоящей Политике.
Если субъект данных использует право, указанное в статье 13 Закона, и подает корректное заявление:
Если все условия обработки данных утратили силу, данные, указанные в запросе, будут удалены, уничтожены или анонимизированы в течение 30 (тридцати) дней с даты получения запроса.
Если условия обработки данных полностью не утратили силу, запрос может быть отклонен с указанием причин в соответствии с третьим пунктом статьи 13 Закона, и ответ на отклонение будет направлен субъекту данных в письменной форме или в электронной среде в течение 30 (тридцати) дней.
5. ПЕРИОДИЧЕСКИЕ СРОКИ УНИЧТОЖЕНИЯ
В соответствии со статьей 11 Регламента периодический срок уничтожения установлен на 6 месяцев.
МЕТОДЫ УНИЧТОЖЕНИЯ
По истечении предусмотренного законом срока хранения или срока, необходимого для целей обработки, персональные данные уничтожаются автоматически или по запросу субъекта данных с использованием технических методов, указанных ниже, в соответствии с применимыми нормативными актами.
5.1. Удаление персональных данных
| Среда хранения данных | Описание |
|---|---|
| Персональные данные на серверах | Для данных, срок хранения которых истёк, системный администратор отзывает права доступа соответствующих пользователей и выполняет удаление данных. |
| Персональные данные в электронной форме | Данные, срок хранения которых истёк, становятся полностью недоступными и не могут быть использованы повторно для всех сотрудников (кроме администратора базы данных). |
| Персональные данные в физической форме | Для данных, срок хранения которых истёк, доступ запрещён всем сотрудникам, кроме ответственного за архив, и данные становятся непригодными для использования. Дополнительно применяется закрашивание, зачеркивание или стирание информации таким образом, чтобы данные были неразборчивыми. |
| Персональные данные на переносных носителях | Данные, срок хранения которых истёк, шифруются системным администратором и хранятся в защищённой среде; права доступа предоставляются только системному администратору. |
5.2. Физическое уничтожение персональных данных
| Среда хранения данных | Описание |
|---|---|
| Персональные данные в бумажной форме | Данные, срок хранения которых истёк, уничтожаются с помощью шредеров таким образом, чтобы восстановление было невозможно. |
| Персональные данные на оптических/магнитных носителях | Данные, срок хранения которых истёк, уничтожаются физически: плавлением, сжиганием или измельчением. Для магнитных носителей дополнительно используется специальное устройство, создающее высокое магнитное поле, делая данные полностью нечитаемыми. |
| Персональные данные в цифровой форме | Данные, срок хранения которых истёк, уничтожаются безвозвратно вместе со всеми логами, фоновыми процессами и резервными копиями. |
5.3. Анонимизация персональных данных
Анонимизация персональных данных означает преобразование данных таким образом, чтобы даже при сопоставлении с другими данными невозможно было идентифицировать конкретное физическое лицо.
Для того чтобы данные считались анонимизированными, должны применяться соответствующие технические методы, исключающие возможность восстановления данных или сопоставления их с другими данными, и таким образом идентификация конкретного лица становится невозможной.
Предприятие проводит анонимизацию персональных данных в соответствии с вышеуказанными стандартами. После процедуры анонимизации данные больше не могут быть связаны с конкретным или определяемым физическим лицом.
6. МЕРЫ, ПРИНЯТЫЕ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЗАКОННОСТИ ПРОЦЕССА УНИЧТОЖЕНИЯ
Уничтожение персональных данных, выполняемое автоматически или по запросу субъекта данных в рамках периодического уничтожения, осуществляется в соответствии с законом, Регламентом и настоящей Политикой. Ниже отдельно указаны принятые технические и административные меры.
6.1. Технические меры
Права сотрудников, работающих в подразделениях информационных технологий, на доступ к персональным данным находятся под строгим контролем.
Процесс уничтожения персональных данных обеспечивается таким образом, чтобы данные невозможно было восстановить, и чтобы не оставались следы аудита.
6.2. Административные меры
Сотрудники проходят обучение по законодательству о защите персональных данных, информационной безопасности и процессам уничтожения данных.
Процессы уничтожения данных регулярно проверяются. При выявлении уязвимостей принимаются необходимые меры для их устранения.
7. СРЕДЫ ХРАНЕНИЯ ДАННЫХ
Персональные данные хранятся в соответствии с законом, Регламентом и другими нормативными актами. Ниже приведены среды хранения персональных данных:
| Электронные среды | Неэлектронные среды |
|---|---|
| Серверы (домен, резервное копирование, электронная почта, базы данных, веб, файловый обмен и др.) | Бумажные носители |
| Программное обеспечение (Meddata, офисные программы, порталы) | Ручные системы учёта данных |
| Устройства информационной безопасности (фаервол, системы обнаружения и предотвращения атак, журналы, антивирус и др.) | Печатные, графические и визуальные материалы |
| Компьютеры (настольные, портативные) | – |
| Мобильные устройства (телефоны, планшеты и др.) | – |
| Оптические диски (CD, DVD и др.) | – |
| Съёмные носители (USB, карты памяти и др.) | – |
| Принтеры, сканеры, копировальные устройства, медицинские приборы | – |
8. МЕРЫ, ПРИНЯТЫЕ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
Для безопасного хранения персональных данных, предотвращения их незаконной обработки и доступа, а также для законного уничтожения персональных данных, в соответствии со статьями 6 (пункт 4) и 12 Закона, а также для специальных категорий персональных данных, определённых и опубликованных Советом, принимаются технические и административные меры.
8.2. Административные меры
Ниже перечислены административные меры, принятые в отношении обрабатываемых персональных данных:
Сотрудники подчиняются дисциплинарным правилам, включающим положения о безопасности данных.
Периодически проводятся обучающие мероприятия и повышения осведомлённости сотрудников по вопросам информационной безопасности.
Разработаны и внедрены корпоративные политики по доступу, информационной безопасности, использованию, хранению и уничтожению данных.
Права сотрудников, сменивших должность или покинувших организацию, в этой области аннулируются.
Установлены политики и процедуры по безопасности персональных данных.
Проводится мониторинг соблюдения безопасности персональных данных.
Приняты меры безопасности для контроля доступа к физическим средам, содержащим персональные данные.
Обеспечена защита физических носителей персональных данных от внешних угроз (пожар, наводнение и т.д.).
Обеспечена безопасность сред, содержащих персональные данные.
Объем обрабатываемых персональных данных минимизирован.
Проводятся периодические и/или выборочные внутренние аудиты.
9. ДОЛЖНОСТИ ПЕРСОНАЛА, РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ И ОБЯЗАННОСТИ
Все подразделения и сотрудники активно поддерживают ответственные подразделения в реализации технических и административных мер в рамках настоящей Политики, обеспечивают обучение и повышение осведомлённости сотрудников, контроль и постоянный аудит, предотвращение незаконной обработки персональных данных, недопущение незаконного доступа к данным и обеспечение их законного хранения.
Ниже приведено распределение должностей и обязанностей сотрудников, участвующих в процессах хранения и уничтожения персональных данных:
| СОТРУДНИК | ОБЯЗАННОСТИ |
|---|---|
| Владелец клиники / Врач | Обеспечивать выполнение процессов хранения и уничтожения персональных данных в соответствии с настоящей Политикой, координировать работу подразделений, проводить необходимые проверки, участвовать в разработке, публикации и обновлении Политики. |
| Секретарь / Ассистент | Обеспечивать соблюдение сотрудниками требований Политики, проводить проверки и выполнять другие задачи, порученные владельцем клиники / врачом. Отвечает за предоставление необходимых технических решений для реализации Политики. |
10. ОБНОВЛЕНИЯ ПОЛИТИКИ
В связи с изменениями законодательства, решениями Совета, а также с учётом изменений в отрасли или информационных технологиях, настоящая Политика хранения и уничтожения персональных данных может быть изменена. Все изменения немедленно вносятся в текст Политики, а пояснения к изменениям фиксируются в приведённой ниже таблице обновлений.
Таблица обновлений
…………………………. Введена в действие Политика обработки и уничтожения персональных данных.
11. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Настоящая Политика хранения и уничтожения персональных данных подготовлена ответственным за обработку данных и:
Объявлена в соответствующих местах внутри организации
Размещена на нашем веб-сайте: https://dratacan.com/
